Diego Fernando Medrano Hernández
Universidad Iberoamericana
No consideramos especialmente relevante traer a colación mayores antecedentes en relación con la causa que motiva estas líneas, pues es sabido por todos que, a razón de la contingencia ocasionada por el virus COVID-19, desde marzo del año pasado, diversas medidas fueron tomadas tanto por el gobierno como por el sector privado para frenar la transmisión del virus.
Así las cosas, distintos sectores tomaron medidas encaminadas a reducir la movilidad y convivencia de las personas, algunos con mayor éxito que otros por la naturaleza de sus funciones como el educativo y algunas industrias de servicios.
Desafortunadamente no todas las cuestiones han podido ser atendidas con la misma prioridad, por ejemplo, si bien temas como la regulación del trabajo a distancia fueron tratadas con relativa rapidez, cuestiones acerca de cómo cumplir ciertas obligaciones legales fueron completamente desatendidas, tal es el caso de las asambleas de accionistas.
Actualmente los accionistas tienen, por un lado, obligación de reunirse cuando menos una vez al año con base en la Ley General de Sociedades Mercantiles (“LSGM”) y, por otro, no deja de existir el riesgo latente inherente al reunirse con otras personas, ¿Cómo pueden los accionistas sobrellevar esta situación? Tristemente, no hay una respuesta expresa en la ley, nada se dice acerca de si las asambleas de accionistas pueden realizarse con medios remotos, y aunque ha habido algunos esfuerzos por reformar la ley para aclarar esta situación, al menos al día de hoy en materia mercantil no se cuenta aún con algo concreto.
Entendiendo esta necesidad y observando que la tarea de cuidarse está en manos de los particulares, presentamos una serie de recomendaciones para llevar a cabo estas asambleas de forma segura, fortaleciendo la legalidad de las mismas en caso de que se celebren por medios remotos:
- Otorgamiento de poderes a un mismo representante: Una primera medida que podría funcionar como un mecanismo preventivo antes de pasar al uso de medios remotos podría ser el que todos los accionistas otorgasen poderes a una sola persona, para que esta pudiera comparecer en la asamblea de accionistas en representación de todos y actuara conforme a las instrucciones otorgadas por los accionistas.
Esta medida otorga un alto grado de seguridad legal y evita las congregaciones innecesarias de personas en un mismo sitio, lo cual es especialmente relevante en tiempos recientes, debido al surgimiento de mayores contagios producto de las nuevas variantes del virus COVID-19.
- Modificaciones en estatutos para asambleas por medios remotos: Ahora bien, en caso de que por cualquier razón las asambleas deban llevarse necesariamente por medios remotos, la primera medida para dotar de seguridad a esta posibilidad es que la sociedad tenga precisamente dicha posibilidad, es decir, para llevar a cabo las asambleas por medios remotos lo primero que se debe considerar es que esa posibilidad este prevista en los estatutos de la sociedad. Siendo que esta necesidad es reciente, la mayoría de los estatutos de las sociedades que se encuentran actualmente funcionando no prevén esta posibilidad, por lo que se debería llevar a cabo una asamblea extraordinaria para modificar los estatutos en ese sentido.
- Convocatorias para asambleas por medios remotos: Ya existiendo la posibilidad de poder celebrar las asambleas de esta forma, el siguiente grado de seguridad debe agregarse en la convocatoria para que la asamblea no pueda atacarse por esta razón. La convocatoria deberá contener la mención expresa (en adición a todos los demás requisitos que establece la LGSM) de que la asamblea de accionistas se llevará a cabo por medios remotos y deberá incluir todos los datos de la reunión (plataforma en la cual se llevará a cabo, día y hora, requisitos para acceder, enlaces, etc.).
- Medidas generales de seguridad para la celebración de la asamblea: Como una recomendación general, debe de procurarse que, de optar por los medios remotos, las asambleas se llevan a cabo mediante videollamada en donde se permita ver en tiempo real la interacción de los participantes, de esta forma, se otorga un mayor grado de seguridad al permitir que los accionistas o sus representantes se identifiquen y pueda observarse que son, de hecho, ellos los que están participando en la asamblea.
Debe tenerse siempre en mente que para evitar que entren a la asamblea personas ajenas a la sociedad, se debe procurar hacer uso de medios que cuenten con altos estándares de seguridad (uso de contraseñas, reuniones restringidas, etc.).
Nadie tiene idea de hasta cuando continuara la situación que hoy vivimos, sin embargo, lo que si sabemos es que de una u otra forma debemos continuar con la vida, tanto en lo general como en lo comercial y que debemos procurar hacerlo de la forma más segura y responsable.